Từ ngày 1/7/2025, TP Hồ Chí Minh bỏ cấp quận, chính quyền địa phương chỉ còn hai cấp: thành phố và phường, xã. Người ở phường An Phú Đông cũ và phường Thạnh Lộc cũ của Quận 12 nay làm phần lớn giấy tờ với phường An Phú Đông mới: bộ phận tiếp nhận một cửa (trung tâm phục vụ hành chính công của phường) cho hộ tịch, chứng thực, đất đai, xây dựng nhà ở, hộ kinh doanh; công an phường cho cư trú, căn cước; và cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng VNeID cho các việc nộp được qua mạng.
Những việc trước đây phải "lên quận" giờ phần lớn chuyển xuống phường hoặc lên các sở, ngành của thành phố. Bài này giải thích nguyên lý chia việc, cách xác định việc của bạn rơi vào đâu, và những điều nên chuẩn bị trước khi đi để không phải quay lại lần thứ hai. Trang không ghi địa chỉ trụ sở, giờ làm việc hay số điện thoại vì các thông tin đó có thể thay đổi; nguồn chính xác là thông báo của phường.
Thay đổi lớn nhất: không còn "lên quận"
Trước tháng 7/2025, người dân Quận 12 quen với ba tầng: phường, quận, thành phố. Chứng thực bản sao, khai sinh, xác nhận làm ở phường; giấy phép xây dựng nhà ở, đăng ký hộ kinh doanh, nhiều việc đất đai làm ở quận; việc lớn hơn lên sở. Ai ở Thạnh Lộc muốn xin phép sửa nhà thì phải đi lên Uỷ ban nhân dân Quận 12, cách nhà một quãng không ngắn.
Khi cấp quận không còn, nhiệm vụ của quận không biến mất mà được chia lại. Theo tinh thần chung của việc sắp xếp, phần lớn nhiệm vụ gần dân giao xuống phường, xã mới; một phần cần chuyên môn sâu hoặc quy mô lớn chuyển lên sở, ngành thành phố. Phường mới vì vậy rộng hơn, đông dân hơn và làm nhiều việc hơn phường cũ.
Với người An Phú Đông và Thạnh Lộc cũ, điều này có nghĩa là đầu mối chính giờ là phường An Phú Đông mới. Bạn ở đầu nào của bán đảo cũng làm việc với cùng một chính quyền phường. Trong giai đoạn đầu, phường có thể bố trí nhiều điểm tiếp nhận, như trụ sở chính và điểm ở trụ sở phường cũ; việc nào làm ở đâu do phường thông báo công khai.
Việc thường gặp và nơi thường tiếp nhận
Bảng dưới phân loại theo nguyên lý chung của mô hình hai cấp. Thẩm quyền từng thủ tục do văn bản của trung ương và thành phố quy định, có thể được điều chỉnh, nên coi đây là bản đồ định hướng, không phải danh mục pháp lý.
| Nhóm việc | Nơi thường tiếp nhận | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khai sinh, kết hôn, khai tử, trích lục hộ tịch | Bộ phận một cửa của phường; nhiều việc nộp trực tuyến | Khai sinh, khai tử có thời hạn đăng ký theo luật |
| Chứng thực bản sao, chữ ký, một số hợp đồng | Bộ phận một cửa của phường; tổ chức hành nghề công chứng | Mang bản chính để đối chiếu |
| Thường trú, tạm trú, căn cước | Công an phường; nhiều việc qua VNeID, cổng dịch vụ công | Thu nhận sinh trắc học cần có mặt |
| Giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ | Phường theo phân cấp mới | Kiểm thẩm quyền với công trình của bạn |
| Đăng ký biến động, cấp giấy chứng nhận đất đai | Bộ phận một cửa của phường hoặc chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai | Tuỳ loại thủ tục |
| Đăng ký hộ kinh doanh | Phường theo quy định đăng ký kinh doanh hiện hành | Doanh nghiệp vẫn đăng ký ở cấp thành phố |
| Xác nhận, chính sách xã hội, bảo trợ | Phường | Người cao tuổi, người có công, hộ khó khăn |
Nguyên tắc dễ nhớ: việc của cá nhân, hộ gia đình trên địa bàn thì hỏi phường trước; việc của doanh nghiệp, tổ chức hay việc chuyên ngành thì hỏi sở, ngành phụ trách. Không chắc, hỏi bộ phận một cửa của phường; họ có trách nhiệm hướng dẫn nơi nộp đúng.
Bạn thuộc phường nào: kiểm trước khi đi
Theo phương án sắp xếp có hiệu lực từ 1/7/2025, phường An Phú Đông mới hình thành chủ yếu từ phường An Phú Đông và phường Thạnh Lộc của Quận 12 cũ. Các phường còn lại của Quận 12 cũ được gom vào các phường mới khác: Thạnh Xuân cũ vào phường Thới An, Trung Mỹ Tây và Tân Chánh Hiệp cũ vào phường Trung Mỹ Tây, và tương tự. Ranh giới chi tiết ở một số khu giáp ranh nên đối chiếu với nghị quyết sắp xếp và xác nhận của phường nếu bạn dùng cho hồ sơ.
Một chỗ hay nhầm là trục Hà Huy Giáp: một bên hoặc một đoạn thuộc phần Thạnh Lộc cũ, nay là phường An Phú Đông; phần khác thuộc Thạnh Xuân cũ, nay là phường Thới An. Nhà bạn nằm trên trục này thì đừng đoán theo tên đường mà hãy xem giấy tờ cư trú, giấy chứng nhận đất hoặc hỏi phường.
Thêm một điều: "phường An Phú Đông" bây giờ lớn hơn "phường An Phú Đông" trước 7/2025. Giấy tờ cũ ghi phường An Phú Đông, Quận 12 là phần phía nam bán đảo; giấy tờ ghi phường Thạnh Lộc, Quận 12 là phần phía bắc. Cả hai nay đều làm việc với cùng một phường.
Tìm đúng nơi nộp trong bốn bước
Trong giai đoạn còn bỡ ngỡ sau sắp xếp, trình tự đơn giản sau giúp tránh phải đi lại nhiều lần:
- Xác định việc của bạn gắn với nơi cư trú (hộ tịch, cư trú, chứng thực) hay gắn với nơi có nhà đất (đất đai, xây dựng). Việc gắn với nhà đất thì làm ở phường nơi có nhà đất, dù bạn đang sống ở đâu.
- Tra tên thủ tục trên cổng dịch vụ công: cổng cho biết cơ quan giải quyết, thành phần hồ sơ, thời hạn và có nộp trực tuyến được không.
- Nếu nộp trực tuyến được, cân nhắc nộp qua mạng để khỏi chờ ở quầy; nếu phải đến trực tiếp, xem thông báo của phường về điểm tiếp nhận và giờ làm việc.
- Vẫn chưa rõ thì hỏi trực tiếp bộ phận một cửa của phường hoặc qua kênh hỏi đáp chính thức mà phường công bố. Ghi lại tên thủ tục và hướng dẫn nhận được.
Nộp trực tuyến: cổng dịch vụ công và VNeID
Một phần lớn thủ tục đời thường đã nộp được qua mạng: đăng ký khai sinh, khai tử, đăng ký thường trú, tạm trú, cấp bản sao trích lục hộ tịch và nhiều việc khác. Ứng dụng VNeID gắn với tài khoản định danh điện tử của công dân là cửa vào cho nhiều dịch vụ cư trú và một số dịch vụ liên thông. Cổng dịch vụ công quốc gia và cổng của thành phố là cửa vào cho các thủ tục còn lại.
Nộp trực tuyến hợp với người đi làm cả ngày, gia đình trẻ có con nhỏ, và các việc giấy tờ đơn giản. Kết quả có thể nhận bản điện tử, nhận qua bưu chính hoặc đến nhận tại quầy tuỳ thủ tục. Bản điện tử của một số giấy tờ có giá trị sử dụng như bản giấy theo quy định.
Điểm yếu là người lớn tuổi không quen điện thoại, hoặc hồ sơ phức tạp cần giải thích. Những trường hợp đó, đến quầy hoặc nhờ người nhà hỗ trợ vẫn là lựa chọn tốt. Ở nhiều phường, có cán bộ hoặc đoàn viên thanh niên hướng dẫn người dân nộp trực tuyến ngay tại điểm tiếp nhận.
Chuẩn bị trước khi đến quầy
Mang giấy tờ tuỳ thân gốc. Căn cước hoặc căn cước công dân còn hạn là thứ đầu tiên được hỏi. Với việc ủy quyền, mang thêm giấy ủy quyền hợp lệ và giấy tờ của người ủy quyền theo hướng dẫn.
Mang bản chính để đối chiếu. Nhiều thủ tục chỉ cần bản sao nhưng cán bộ có thể đề nghị xem bản chính để đối chiếu. Có bản chính trong túi giúp bạn không phải về nhà lấy.
Đọc trước thành phần hồ sơ. Thành phần hồ sơ công khai trên cổng dịch vụ công. Đánh dấu từng thứ đã có, thứ còn thiếu. Hồ sơ đủ ngay từ đầu là cách nhanh nhất.
Ghi chú câu hỏi. Nếu có điểm chưa rõ, ghi ra giấy để hỏi một lần. Khi được hướng dẫn, ghi lại tên thủ tục, thành phần bổ sung, thời hạn.
Giữ giấy biên nhận. Giấy hẹn trả kết quả có mã hồ sơ, dùng để tra cứu tình trạng và nhận kết quả. Chụp ảnh lại phòng khi thất lạc.
Phí, lệ phí và thời hạn: tra ở đâu
Nhiều thủ tục có phí hoặc lệ phí, mức do văn bản quy định và có thể thay đổi; một số được miễn, giảm khi nộp trực tuyến hoặc với đối tượng chính sách. Trang này không ghi mức phí. Cách tra đúng là xem trên trang thủ tục ở cổng dịch vụ công, hoặc bảng niêm yết công khai tại điểm tiếp nhận của phường.
Thời hạn giải quyết cũng được ghi trên giấy biên nhận. Nếu quá hạn mà chưa có kết quả, bạn có quyền hỏi lý do; cơ quan giải quyết phải thông báo và xin lỗi khi trễ hẹn theo quy định về cơ chế một cửa. Hỏi lịch sự, mang theo giấy biên nhận, thường nhận được câu trả lời rõ ràng.
Cảnh giác với người tự xưng "làm nhanh" ở ngoài cổng trụ sở hay trên mạng, đòi tiền để rút ngắn thủ tục. Nộp đúng kênh chính thức, nhận biên nhận đúng mẫu là cách tự bảo vệ đơn giản nhất.
Khi kết quả chậm hoặc có vướng mắc
Giai đoạn đầu sau sắp xếp, có lúc dữ liệu chuyển giao giữa quận cũ và phường mới chưa khớp, hồ sơ nộp trước 7/2025 ở quận cũ đang giải quyết dở. Nếu bạn có hồ sơ như vậy, mang biên nhận cũ đến phường hỏi hồ sơ đã được chuyển cho đơn vị nào xử lý tiếp. Đừng nộp lại từ đầu khi chưa hỏi, vì có thể tạo ra hai hồ sơ trùng.
Một tình huống khác là hồ sơ đã có kết quả nhưng sai sót, như sai chính tả họ tên, sai ngày sinh, sai địa chỉ. Kiểm kỹ ngay khi nhận kết quả, tại quầy; phát hiện sớm thì đề nghị đính chính dễ hơn nhiều so với khi đã dùng giấy tờ đó để làm việc khác.
Khi có vướng mắc về nội dung, như hồ sơ bị trả lại, yêu cầu bổ sung chưa rõ lý do, bạn có thể đề nghị cán bộ ghi rõ lý do bằng văn bản. Nếu vẫn chưa thoả đáng, có các kênh phản ánh, kiến nghị chính thức của phường và thành phố. Ghi chép đầy đủ ngày tháng, tên thủ tục, nội dung trao đổi giúp việc phản ánh có cơ sở.
Câu hỏi thường gặp
Sau 7/2025 người ở Thạnh Lộc cũ làm giấy tờ ở phường nào?
Người ở phường Thạnh Lộc cũ của Quận 12 làm giấy tờ với phường An Phú Đông mới, vì từ 1/7/2025 phường An Phú Đông mới hình thành chủ yếu từ An Phú Đông và Thạnh Lộc cũ. Riêng khu giáp ranh, nhất là dọc Hà Huy Giáp, nên kiểm theo giấy tờ hoặc hỏi phường.
Việc trước đây làm ở Uỷ ban nhân dân Quận 12 giờ làm ở đâu?
Phần lớn việc gần dân như giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ, đăng ký hộ kinh doanh, nhiều thủ tục đất đai của hộ gia đình chuyển về phường. Một số việc chuyên ngành chuyển lên sở, ngành thành phố. Tra trên cổng dịch vụ công hoặc hỏi bộ phận một cửa của phường để biết chính xác.
Có thể nộp hồ sơ ở phường khác không phải nơi mình ở không?
Một số thủ tục được thành phố cho tiếp nhận không phụ thuộc địa giới hành chính, tức là nộp được ở điểm tiếp nhận khác trong thành phố. Không phải thủ tục nào cũng vậy, nhất là việc gắn với nhà đất. Bạn nên kiểm trên cổng dịch vụ công hoặc hỏi trước khi đi.
Làm sao biết giờ làm việc và địa chỉ điểm tiếp nhận của phường An Phú Đông?
Thông tin này do phường thông báo công khai, có thể thay đổi trong giai đoạn đầu sau sắp xếp. Xem bảng thông báo tại trụ sở, trang thông tin chính thức của phường và thành phố, hoặc hỏi tổ dân phố, khu phố nơi bạn ở. Trang này không ghi để tránh thông tin cũ.
Người lớn tuổi không dùng được điện thoại thì làm thủ tục thế nào?
Người lớn tuổi vẫn có thể đến trực tiếp bộ phận một cửa, nơi có cán bộ hướng dẫn và nhiều nơi có người hỗ trợ nộp trực tuyến. Con cháu cũng có thể làm thay một số việc nếu có ủy quyền hợp lệ, hoặc giúp nộp qua tài khoản định danh của chính người đó theo hướng dẫn.
Hồ sơ nộp ở quận cũ trước 7/2025 chưa xong thì sao?
Mang giấy biên nhận cũ đến bộ phận một cửa của phường hỏi hồ sơ đã chuyển cho đơn vị nào giải quyết tiếp. Thông thường hồ sơ dở dang được chuyển giao theo thẩm quyền mới. Đừng vội nộp lại từ đầu khi chưa hỏi, để tránh trùng hồ sơ.