Đặt tiệc ở quán vườn ven sông An Phú Đông nên chốt năm điều trước khi cọc: sức chứa và vị trí khu ngồi, thực đơn theo suất hay gọi món, đường vào và chỗ đậu xe cho số xe dự kiến, phương án khi mưa hoặc triều cường, và giờ kết thúc (âm thanh, ánh sáng, đường về). Hỏi đủ năm điều này thì gần như mọi tiệc nhóm đều suôn sẻ.
Quán vườn ven sông là lựa chọn phổ biến của người ở Gò Vấp, Bình Thạnh, Thủ Đức cũ và chính người trong phường khi cần tổ chức họp lớp, sinh nhật, tiệc tất niên công ty nhỏ, gia đình đoàn tụ. Bài này không giới thiệu quán cụ thể; nó là danh sách câu hỏi và cách tính để bạn tự làm việc với bất kỳ quán nào.
Vì sao quán vườn hợp tiệc nhóm, và lúc nào thì không
Quán vườn có không gian rộng, bàn dài kê được ngoài trời, không gian mở nên tiếng ồn của nhóm đông không bị dội như trong phòng kín. Có bóng cây, có sông, có chỗ cho trẻ con đi lại, có bãi đậu xe máy rộng. So với nhà hàng trong phố, quán vườn cho cảm giác "đi chơi" chứ không chỉ "đi ăn".
Nhưng có những lúc quán vườn không phải lựa chọn tốt. Tiệc cần trang trọng, phát biểu, chiếu hình thì ngoài trời gió, ánh sáng yếu, tiếng ồn từ bàn bên khó kiểm soát. Nhóm có nhiều người lớn tuổi đi lại khó thì lối đi đất, đá trong vườn, nhà vệ sinh ở xa là trở ngại. Mùa mưa, tiệc buổi chiều ngoài trời có rủi ro cao bị mưa dông cắt ngang.
Cũng nên nhớ quán vườn nằm giữa khu dân cư. Tiệc kéo dài tới khuya với loa lớn là chuyện xóm không vui, quán có thể phải nhắc nhóm giảm âm lượng hoặc kết thúc sớm.
Một cách cân bằng là chia đôi buổi: phần nghi thức, phát biểu, cắt bánh làm sớm lúc trời còn sáng ở khu có mái; phần ăn uống, trò chuyện kéo về sau. Như vậy vừa có ánh sáng tự nhiên để chụp ảnh, vừa kết thúc trước khi đêm xuống và muỗi nhiều.
Năm câu hỏi phải có câu trả lời trước khi đặt cọc
Ghi sẵn danh sách này, hỏi quán qua điện thoại hoặc khi đến xem chỗ:
- Sức chứa và vị trí: khu ngồi cho bao nhiêu người, có mái che hết không, có tách riêng với khách lẻ không, cách mép sông bao xa, có lan can không.
- Thực đơn: có thực đơn tiệc theo suất không, mỗi suất mấy món, đổi món được không; nếu gọi món thì món tính theo ký báo giá thế nào. Có món cho trẻ nhỏ, người ăn chay không.
- Đường vào và đậu xe: xe khách, ô tô bảy chỗ vào tới quán được không, đậu bao nhiêu xe, xe máy giữ ở đâu, có tính phí giữ xe không.
- Mưa và triều cường: nếu mưa lớn thì dời vào chỗ nào, chỗ đó chứa đủ người không; nếu ngày tiệc trùng triều cường, đường vào có bị ngập không.
- Giờ kết thúc và âm thanh: quán cho dùng loa, micro tới mấy giờ, có cho mang loa riêng không, có phụ thu khi quá giờ không.
Ngoài ra, hỏi luôn quán có cho mang bánh kem, rượu, đồ trang trí từ ngoài vào không, và có tính phí phục vụ khi mang đồ vào không. Những chi tiết này thường là chỗ phát sinh tranh cãi lúc tính tiền.
Tính khẩu phần cho tiệc đông người
Sai lầm phổ biến khi đặt tiệc là gọi theo cảm giác rồi bỏ thừa nửa bàn. Với thực đơn tiệc theo suất, quán thường tính theo bàn khoảng tám đến mười người, mỗi bàn năm sáu món gồm khai vị, hai ba món chính, một món lẩu và món tráng miệng. Hỏi rõ mỗi món ra một đĩa cho cả bàn hay chia phần.
Ví dụ giả định cho tiệc ba mươi người gọi món: ba bàn, mỗi bàn một món khai vị (gỏi hoặc chiên), một món nướng (gà hoặc cá), một món xào hoặc hấp (tôm càng, ốc), một nồi lẩu, thêm rau và bún. Nếu tiệc kéo dài và có uống bia, thêm một món nhắm như khô nướng, bánh tép. Thiếu thì gọi thêm sau, dễ hơn là gọi dư từ đầu.
Với nhóm có nhiều trẻ nhỏ, dành riêng một mâm món không cay, ít xương: cơm chiên, gà luộc, trứng chiên, canh rau. Trẻ con ăn sớm hơn người lớn và thường không chờ được món nướng ra chậm.
Nước uống tính riêng. Đá, nước suối, nước ngọt thường dùng nhiều hơn dự kiến khi trời nóng. Bia, rượu theo thùng nên thoả thuận trả lại phần chưa mở.
Lịch chuẩn bị cho một buổi tiệc nhóm
Lịch dưới đây là khung tham khảo cho tiệc từ hai mươi đến năm mươi người ở quán vườn ven sông.
| Thời điểm | Việc cần làm | Ghi chú |
|---|---|---|
| Trước hai tuần | Chọn quán, đến xem chỗ, hỏi năm câu hỏi | Tiệc cuối năm nên đặt sớm hơn vì quán kín lịch |
| Trước một tuần | Chốt số người dự kiến, chốt thực đơn, đặt cọc | Lấy biên nhận cọc ghi rõ ngày, giờ, số người, món |
| Trước hai ngày | Báo số người cuối cùng, hỏi dự báo thời tiết và lịch triều cường | Cân nhắc dời khung giờ nếu trùng nước lớn |
| Ngày tiệc, trước giờ | Đến sớm kiểm chỗ ngồi, lối đi, mái che, nhà vệ sinh | Gửi vị trí ghim bản đồ cho khách |
| Cuối tiệc | Đối chiếu hoá đơn với thực đơn, đếm bia nước | Cử một người không uống lo việc này |
| Sau tiệc | Lo xe về cho người đã uống | Nhắc khách không tự lái xe |
Giữ biên nhận cọc và tin nhắn thoả thuận với quán cho tới khi thanh toán xong. Nếu có thay đổi số người, báo quán sớm để tránh tính tiền món đã chuẩn bị.
Dự toán chi phí: những khoản hay bị quên
Khi xin báo giá tiệc, nhiều người chỉ hỏi giá thực đơn rồi bất ngờ khi nhận hoá đơn. Một buổi tiệc ở quán vườn thường gồm các khoản: tiền món ăn (theo suất hoặc theo món), đồ uống (bia, nước ngọt, nước suối, đá), các món tính theo ký phát sinh, phí phục vụ hoặc phụ thu dịp lễ nếu quán áp dụng, phí mang đồ uống, bánh từ ngoài vào nếu có, phí giữ xe, phí âm thanh hoặc trang trí nếu thuê thêm.
Ví dụ giả định để thấy cơ cấu: một tiệc ba mươi người, nếu tiền món ăn chiếm phần lớn thì đồ uống thường là khoản lớn thứ hai, có khi xấp xỉ một nửa tiền món nếu nhóm uống bia nhiều. Các khoản lặt vặt như đá, khăn lạnh, giữ xe cộng lại không nhỏ. Hỏi quán liệt kê đủ các khoản ngay từ khi báo giá.
Thu tiền góp trong nhóm cũng nên tính dư một chút cho khoản phát sinh, và chia rõ ai trả phần nào nếu có người không uống. Ghi rõ trên nhóm chat từ trước giúp tránh ngại ngùng cuối buổi.
Với tiệc công ty, hỏi quán có xuất hoá đơn điện tử không và thông tin cần cung cấp. Quán nhỏ là hộ kinh doanh có thể có cách xuất hoá đơn khác doanh nghiệp; nên hỏi trước nếu kế toán cần chứng từ.
Lo cho người lớn tuổi, trẻ nhỏ và người khuyết tật
Họp mặt gia đình đông thế hệ là kiểu tiệc phổ biến ở quán vườn. Người lớn tuổi cần lối đi bằng phẳng, ghế có tựa, chỗ ngồi gần nhà vệ sinh và xa bếp nướng khói. Hỏi quán khu nào gần cổng, gần nhà vệ sinh, có bậc thềm không.
Trẻ nhỏ cần được để ý nhất ở mép nước. Bờ sông, bờ ao, hồ cá trong vườn là nơi trẻ thích ra chơi. Chọn khu ngồi có lan can hoặc cách mép nước một khoảng, phân công người lớn trông trẻ theo phiên để ai cũng có lúc ngồi ăn.
Với người dùng xe lăn, người đi lại khó, nhiều quán vườn chưa có lối đi phù hợp: lối đá, bậc tam cấp, cầu gỗ nhỏ qua mương. Hỏi kỹ trước, hoặc chọn quán có khu ngồi sát bãi xe.
Muỗi và nắng là hai thứ ảnh hưởng tới mọi người. Chuẩn bị thuốc chống muỗi, quạt, nước uống đủ, và tránh xếp chỗ người lớn tuổi ngồi hướng nắng chiều.
Mưa, triều cường và kế hoạch dự phòng
Mùa mưa ở TP.HCM thường từ khoảng tháng năm tới tháng mười một, mưa hay đến vào chiều. Tiệc buổi chiều mùa này nên đặt khu có mái che chắc, hoặc có khu trong nhà để chuyển vào. Mưa dông kèm gió mạnh, sét là lúc cần rời khỏi chòi lá trống trải, tránh đứng dưới cây cao.
Các tháng cuối năm là mùa triều cường trên sông Sài Gòn. Những ngày nước lớn, một số đường vào quán thấp và lối đi sát mép nước có thể ngập vào chiều tối. Tiệc tất niên thường rơi đúng vào giai đoạn này. Khi đặt, hỏi quán ngày đó có bị nước lên không, và theo dõi thông báo triều cường của thành phố vài ngày trước tiệc.
Kế hoạch dự phòng đơn giản: thoả thuận với quán từ trước về chỗ ngồi thay thế; dời giờ tiệc sớm hơn nếu nước lớn rơi vào buổi tối; báo khách đi ô tô nên đậu ở chỗ cao, đường lớn.
Nếu dự báo có mưa dông lớn hoặc triều cường cao bất thường, đừng ngại dời ngày tiệc. Quán vườn quen làm ăn lâu năm thường chấp nhận dời ngày với điều kiện báo sớm; hỏi chính sách dời ngày và hoàn cọc ngay khi đặt để biết mình có những lựa chọn nào.
Kết thúc tiệc: hoá đơn, đường về và xóm giềng
Phần cuối tiệc thường lộn xộn nhất: người về sớm, người về muộn, người đã uống. Cử trước một người không uống lo việc đối chiếu hoá đơn, đếm số lon bia, số đĩa món tính theo ký, các khoản phụ thu. Sai sót do nhân viên ghi nhầm bàn là chuyện thường xảy ra trong tiệc đông, đối chiếu bình tĩnh là xong.
Đường về từ nhiều quán vườn tối và hẹp. Với người đã uống, chuẩn bị sẵn số tài xế, gọi xe công nghệ, hoặc nhờ người không uống chở. Người tổ chức tiệc có trách nhiệm nhắc khách không tự lái xe khi đã uống.
Cuối cùng là xóm giềng quanh quán. Tắt loa đúng giờ, không bóp còi gọi nhau ngoài đường xóm, không đậu xe chắn cổng nhà dân. Tiệc vui là tiệc mà cả quán và người dân quanh đó đều không phiền.
Sau tiệc, một tin nhắn cảm ơn quán và góp ý thẳng thắn nếu có chỗ chưa ổn là cách giữ quan hệ cho những lần sau. Quán vườn sống nhờ khách quen và khách giới thiệu; nhóm đặt tiệc đều đặn thường được ưu tiên chỗ đẹp, được linh động về giờ và món.
Câu hỏi thường gặp
Đặt tiệc ở quán vườn cần đặt trước bao lâu?
Tiệc vài chục người nên đặt trước khoảng hai tuần, đến xem chỗ và chốt thực đơn trước một tuần. Tiệc cuối năm, dịp lễ nên đặt sớm hơn vì quán kín lịch. Lấy biên nhận cọc ghi rõ ngày, giờ, số người, thực đơn để tránh hiểu lầm.
Nên chọn thực đơn theo suất hay gọi món?
Thực đơn theo suất dễ dự toán, hợp nhóm đông, ít phát sinh. Gọi món linh hoạt hơn, hợp nhóm nhỏ hoặc nhóm có khẩu vị đặc biệt, nhưng dễ gọi dư hoặc khó kiểm soát chi phí. Với tiệc trên hai mươi người, thực đơn theo suất thường đỡ rắc rối hơn.
Có được mang bánh kem, rượu từ ngoài vào không?
Tuỳ quán. Có quán cho mang miễn phí, có quán tính phí phục vụ, có quán không cho mang đồ uống. Hỏi rõ khi đặt và ghi lại trong tin nhắn thoả thuận để tránh tranh cãi lúc tính tiền.
Tiệc cuối năm có lo ngại triều cường không?
Có. Các tháng cuối năm là mùa triều cường trên sông Sài Gòn; một số đường vào quán và khu ngồi thấp có thể ngập vào chiều tối những ngày nước lớn. Hỏi quán về tình trạng ngập, theo dõi thông báo triều cường và cân nhắc dời giờ tiệc sớm hơn.
Làm sao để tiệc không làm phiền người dân xung quanh?
Thoả thuận giờ kết thúc và mức âm thanh với quán, không dùng loa lớn tới khuya, không bóp còi trong đường xóm, đậu xe đúng chỗ quán chỉ. Nhắc khách bỏ rác đúng nơi, không xả rác ra bờ sông. Quán vườn nằm giữa khu dân cư nên chuyện này rất được để ý.
Nhóm có người lớn tuổi nên chọn chỗ ngồi thế nào?
Chọn khu gần cổng, gần nhà vệ sinh, lối đi bằng phẳng, ghế có tựa, xa bếp nướng khói và tránh hướng nắng chiều. Hỏi quán trước về bậc thềm, cầu gỗ, lối đá trong vườn. Nếu có người dùng xe lăn, ưu tiên khu ngồi sát bãi xe.